Buchungsablauf – das moderne Backoffice
Vorwort zum Backoffice:
Im Vorfeld der Kommunikation wirst Du es meistens (99%) mit meinem »Backoffice« (René Deutscher) zu tun haben. Bitte beachte, dass sämtliche Mails aus dem Backoffice grundsätzlich mit mir abgestimmt sind.
Mein Mitarbeiter im Backoffice hat eine über 20-jährige Berufserfahrung und zeichnet sich durch hohe Kompetenz und Knowhow aus.
Unser Erstkontakt
Deine Erst-Anfrage ist bitte ausschließlich über das Kontaktformular zu stellen. Somit haben wir Deine Anfrage im System und mein Backoffice meldet sich im Regelfall umgehend bei Dir per Mail zurück – und das bedeutet meist in wenigen Minuten. In dieser Antwort-Mail wird dann meist direkt ein Termin für ein telefonisches Vorgespräch genannt, mit der Bitte um entsprechende Bestätigung. Bitte behalte daher unbedingt Deine E-Mails im Auge!
Das Vorgespräch
Vorgespräche führe ich (Manuela) grundsätzlich nur per Telefon und in vordefinierten Zeitfenstern. Dies begründet sich in der hohen Auftragsdichte.
Ich bitte um Verständnis, dass wir Details und weitere Feinabstimmungen grundsätzlich nur im telefonischen Vorgespräch klären, solche Dinge per Mail zu ‚besprechen‘ ist schlicht zu zeitaufwändig.
Entfernungen spielen keine Rolle
Oftmals werde ich im Vorfeld zum Buchungsablauf gefragt. Immer wieder spielt dabei die Entfernung eine Rolle – viele meiner Kunden/-innen kommen aus anderen Städten/Bundesländern bis hin zu den USA.
„Die Entfernung spielt im Vorfeld absolut keine Rolle!“, antworte ich immer. Der Buchungsablauf/-prozess und sämtliche Absprachen im Vorfeld werden selbstverständlich unkompliziert über Mail oder Messengerdienste gemacht. Die ‚verwaltungsrelevanten‘ Vorgänge laufen dabei über mein Backoffice. Und hier kann ich ruhigen Gewissens sagen, dass mein Backoffice sehr schnell reagiert und sämtliche Vorgänge vollkommen transparent und klar kommuniziert. Im Übrigen ist auch das Backoffice per WhatsApp, Signal oder RSC-Chat erreichbar (aus SPAM-Gründen wird die Rufnummer nur Kunden genannt).
Wichtig: Vom Zeitpunkt der Terminvereinbarung bis zum eigentlichen Termin stehe ich Dir für alle Deine Fragen zur Verfügung! Wir halten gerne permanent Kontakt – sei es über Messenger wie WhatsApp, Signal, Telegram oder per Mail. Du hast Fragen? Stelle Sie mir jederzeit, das gehört zu meinem Service dazu und ist selbstverständlich!
Qualifizierte Unterlagen im Buchungsablauf
Wie es sich gehört, erhältst Du im Vorfeld ein qualifiziertes und formelles Angebot, falls dieses von Dir erbeten wird – meist überspringen wir diesen Schritt aber und Du erhältst direkt per Mail Deine Auftragsbestätigung. In dieser sind alle Positionen klar und verständlich aufgeführt. Formlose E-Mails mit irgendwelchen schwer verständlichen Preiskonstrukten wirst Du bei ‚Manuela Hiller Make Up Dresden‘ nicht erleben.
Des Weiteren gehört zum ordentlichen Buchungsablauf –neben Angebot und Auftragsbestätigung– auch die ordentliche Rechnungslegung nebst Anzahlungs- oder Zwischenrechnung(en). Für die absolute Transparenz erhältst Du eine klar gegliederte Übersicht aller anfallenden Kosten und deren Fälligkeitszeitpunkt (‚Zahlungsplan’).
Und wo wir gerade dabei sind: Du hast ebenfalls eine Vielfalt an Zahlungsmöglichkeiten! Mobiles Zahlen (Google, Apple etc.), EC-Karte oder Kreditkarte. Auch die Vorabzahlung per Überweisung oder Debit-/Kreditkarte über unseren Zahlungsdienstleister per ‚Zahlungslink‘ (verschlüsselte Verbindung!) ist möglich.
Und ja, ich habe ein mobiles Kartenlesegerät, was ich auch gerne zu Dir mitbringe. Aber auch Barzahlungen klappen natürlich weiterhin.
Anzahlungen
Nachdem Du das Angebot angenommen hast, erhältst Du eine (vorläufige) ordentliche Auftragsbestätigung per E-Mail. ‚Vorläufig‘ insofern, da zur endgültigen Auftragsannahme der Ausgleich einer Anzahlung (50% auf die nächstfällige Leistung) und auch die Unterzeichnung der Buchungsvereinbarung in meinem e-Signing-Portal erforderlich ist. Erst, wenn diese beiden Schritte erledigt sind, wird der Auftrag verbindlich! Wenn möglich sollten Rechnungen immer per Echtzeitüberweisung getätigt werden. Diese hat den Vorteil, dass Sie eben sofort für uns sichtbar ist – auch am Wochenende oder Feiertag (ges. Pflicht der Banken)!
Wir bieten auch einen ‚Zahlungslink‘ für Online-Zahlungen per Karte (Debit-/ oder Kreditkarte) an. Mit diesem Zahlungslink kannst Du sicher online über unseren Zahlungsdienst Deine Rechnung zahlen – so, wie es auch sonst im Internet möglich ist .
Achtung: Terminanfragen reserviere ich grundsätzlich nur für eine kurze Dauer – max. für 24 Stunden! Bis dahin müssen erforderliche Dokumente unterzeichnet worden sein und Anzahlungen angewiesen sein. Ich bitte um Verständnis für diese sehr kurzen Fristen, aber aufgrund der regelmäßig sehr hohen Nachfrage, kann ich keine größeren Zeitfenster bieten.
Achtung! Bitte halte Dich unbedingt an die vorgegebenen Fristen und Zeitfenster für Anzahlungen und Unterzeichnungen von Dokumenten. Ich gebe nach (erfolglosem) Ablauf solcher Fristen blockierte Termine wieder frei. Diese können dann auch nicht erneut von Dir gebucht werden, da bitte ich um Verständnis. Ja, das ist rigoros… aber leider auch unumgänglich, um den ernst gemeinten Kundenanfragen auch weiterhin Termine anbieten zu können.
Umfangreiche Informationen
Ebenfalls erhältst Du bereits im Voraus Informationsblätter zum Probe- und Haupttermin. Wie (ungeschminkt) erscheine ich zum Termin? Was sollte vermieden werden (Hautbild) etc?
Und da Du selbstverständlich auch Sicherheit haben möchtest, schließen wir bei Aufträgen zum Brautstyling einen entsprechenden Brautstylingvertrag ab. In diesem werden alle Rechte (und Pflichten) verständlich und deutlich festgehalten – keine Überraschungen!
Elektronisches e-Signing
Im Übrigen biete ich das ‚e-Signing‘ an – für papierloses Dokumentenmanagement und Nachhaltigkeit. Sämtliche Schriftstücke, die einer Unterschrift bedürfen, werden in einem speziellen e-Signing-Portal zur Unterschrift bereit gestellt!
Die Unterschrift(en) ist/sind somit rechtssicher und sogar elektronisch zertifiziert. Unterschreiben kann man in diesem Portal per Tastatur (tippen), mittels Grafikupload der Unterschrift oder direkt am Bildschirm (Smartdevice od. Stift am Grafiktablett). Und nach dem Abschluss der jeweiligen Dokumente, erhältst Du automatisch Deine Ausfertigung per E-Mail als PDF.
Der gesamte Ablauf im Vorfeld hat ein Credo: Transparenz und maximaler Informationsfluss – es sollen keine Fragen offen bleiben.
Und wenn Du noch weitere Fragen zum Buchungsablauf hast, dann melde Dich gerne!
Grundsätzliches zur Kommunikation
Bitte lies unsere E-Mails wirklich aufmerksam!
Es kommt leider immer wieder vor, dass Fristen mit der Aussage „Oh, das habe ich wohl überlesen…“ überschritten werden. Wir stornieren solche Aufträge, ohne »Wenn und Aber«!
In sämtlichen unserer Mails stehen diese Hinweise, im Vorgespräch wirst Du ebenfalls auf die Abläufe und Fristen hingewiesen, bitte beachte diese unbedingt.
Wir müssen hier leider so explizit diesen Hinweis geben, da wir angefragte Termine grundsätzlich nur für 24 Stunden blockieren (reservieren) können.