Buchungsablauf – das moderne Backoffice
Vorwort zum Backoffice:
Im Vorfeld der Kommunikation wirst Du es meistens (99%) mit meinem »Backoffice« (mein Mitarbeiter und Mann René Deutscher) zu tun haben. Sämtliche Vorgehensweisen und Mails aus dem Backoffice sind grundsätzlich mit mir abgestimmt.
Mein Mitarbeiter im Backoffice hat eine über 20-jährige Berufserfahrung und zeichnet sich durch hohe Kompetenz und Knowhow aus.
Das Vorgespräch
Nachdem Deine Anfrage (ausschließlich) per Kontaktformular eingegangen ist, meldet sich mein Backoffice umgehend (das bedeutet meist in wenigen Minuten – es sei denn es ist ein Sonn- oder Feiertag) bei Dir per Mail zurück. In dieser Mail wird dann direkt ein Termin für ein telefonisches Vorgespräch vereinbart.
Vorgespräche führe ich (Manuela) grundsätzlich nur per Telefon und im Zeitfenster 17:00 – 20:00 Uhr.
Ich bitte um Verständnis, dass wir Details und weitere Feinabstimmungen grundsätzlich nur im telefonischen Vorgespräch klären, solche Dinge per Mail zu ‚besprechen‘ ist schlicht zu zeitaufwändig.
Entfernungen spielen keine Rolle
Oftmals werde ich im Vorfeld zum Buchungsablauf gefragt. Immer wieder spielt dabei die Entfernung eine Rolle – viele meiner Kunden/-innen kommen aus anderen Städten/Bundesländern bis hin zu den USA.
„Die Entfernung spielt im Vorfeld absolut keine Rolle!“, antworte ich immer. Der Buchungsablauf/-prozess und sämtliche Absprachen im Vorfeld werden selbstverständlich unkompliziert über Mail oder Messengerdienste gemacht. Die ‚verwaltungsrelevanten‘ Vorgänge laufen dabei über mein Backoffice. Und hier kann ich ruhigen Gewissens sagen, dass mein Backoffice sehr schnell reagiert und sämtliche Vorgänge vollkommen transparent und klar kommuniziert.
Wichtig: Vom Zeitpunkt der Terminvereinbarung bis zum eigentlichen Termin stehe ich Dir für alle Deine Fragen zur Verfügung! Wir halten permanent Kontakt – sei es über Messenger wie WhatsApp, Signal oder Telegram, oder per Mail. Du hast Fragen? Stelle Sie mir jederzeit, das gehört zu meinem Service dazu und ist selbstverständlich!
Qualifizierte Unterlagen im Buchungsablauf
Wie es sich gehört, erhältst Du im Vorfeld ein qualifiziertes und formelles Angebot. In diesem sind alle Positionen klar und verständlich aufgeführt. Formlose E-Mails mit irgendwelchen schwer verständlichen Preiskonstrukten wirst Du bei ‚Manuela Hiller Make Up Dresden‘ nicht erleben.
Des Weiteren gehört zum ordentlichen Buchungsablauf natürlich auch eine Auftragsbestätigung bis hin zu Anzahlungsrechnungen. Für die absolute Transparenz gehört des Weiteren eine klar gegliederte Übersicht aller anfallenden Kosten und deren Fälligkeitszeitpunkt (‚Zahlungsplan’). Selbstverständlich gehört eine ordentliche Rechnungslegung immer dazu.
Und wo wir gerade dabei sind: Du hast ebenfalls eine Vielfalt an Zahlungsmöglichkeiten! Mobiles Zahlen (Google, Apple etc.), EC-Karte oder Kreditkarte.
Und ja, ich habe ein mobiles Kartenlesegerät, was ich auch gerne zu Dir mitbringe. Aber auch Barzahlungen klappen natürlich weiterhin.
Anzahlungen und Nachweise
Nachdem Du das Angebot angenommen hast, erhältst Du eine (vorläufige) ordentliche Auftragsbestätigung per E-Mail. ‚Vorläufig‘ insofern, da zur endgültigen Auftragsannahme der Ausgleich einer Anzahlung (50% auf die nächstfällige Leistung) und auch die Unterzeichnung der Buchungsvereinbarung in meinem e-Signing-Portal erforderlich ist. Wenn diese beiden Schritte erledigt sind, wird der Auftrag verbindlich!
Achtung: Terminanfragen reserviere ich grundsätzlich nur sehr kurz – max. für die Dauer 24 Stunden! Bis dahin müssen erforderliche Dokumente unterzeichnet worden sein und Anzahlungen angewiesen sein. Ich bitte um Verständnis für diese sehr kurzen Fristen, aber aufgrund der sehr hohen Nachfrage kann ich keine größeren Zeitfenster bieten.
Achtung! Bitte halte Dich unbedingt an die vorgegebenen Fristen und Zeitfenster für Anzahlungen und Unterzeichnungen von Dokumenten. Ich gebe nach (erfolglosem) Ablauf solcher Fristen blockierte Termine wieder frei. Diese können dann auch nicht erneut von Dir gebucht werden, da bitte ich um Verständnis. Ja, das ist ‚knallhart‘, aber leider unumgänglich, um den ernst gemeinten Kundenanfragen auch weiterhin Termine anbieten zu können.
Umfangreiche Informationen
Ebenfalls erhältst Du bereits im Voraus Informationsblätter zum Probe- und Haupttermin. Wie (ungeschminkt) erscheine ich zum Termin? Was sollte vermieden werden (Hautbild) etc?
Und da Du selbstverständlich auch Sicherheit haben möchtest, schließen wir bei Aufträgen zum Brautstyling einen entsprechenden Brautstylingvertrag ab. In diesem werden alle Rechte (und Pflichten) verständlich und deutlich festgehalten – keine Überraschungen!
Elektronisches e-Signing
Im Übrigen biete ich das ‚e-Signing‘ an – für papierloses Dokumentenmanagement und Nachhaltigkeit. Sämtliche Schriftstücke, die einer Unterschrift bedürfen, werden in einem speziellen e-Signing-Portal zur Unterschrift bereit gestellt!
Die Unterschrift(en) ist/sind somit rechtssicher und sogar elektronisch zertifiziert. Unterschreiben kann man in diesem Portal per Tastatur (tippen), mittels Grafikupload der Unterschrift oder direkt am Bildschirm (Smartdevice od. Stift am Grafiktablett). Und nach dem Abschluss der jeweiligen Dokumente, erhältst Du automatisch Deine Ausfertigung per E-Mail als PDF.
Der gesamte Ablauf im Vorfeld hat ein Credo: Transparenz und maximaler Informationsfluss – es sollen keine Fragen offen bleiben.
Und wenn Du noch weitere Fragen zum Buchungsablauf hast, dann melde Dich gerne!